Integratie met Shiftbase

Wat doet de integratie?

Met de Shiftbase-integratie synchroniseert Buddee automatisch gegevens naar Shiftbase. Je voert alle gegevens in Buddee in – de gegevens in Shiftbase wordt vervolgens automatisch bijgewerkt.

Belangrijk: Doe wijzigingen in verlof of verzuim altijd in Buddee. Aanpassingen die je in Shiftbase doet, worden namelijk niet teruggezet naar Buddee.

Installatie

Ga in Shiftbase naar:
Instellingen → App center → API → Applicatie token toevoegen
Kopieer de gegenereerde API-token
Ga in Buddee naar de installatiepagina van Shiftbase en plak de token in het veld API Token.

Instellingen na de installatie van de koppeling

Teams

Zorg dat elke medewerker in Buddee is gekoppeld aan een team.
Alleen medewerkers met een team worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.

Afdelingen & Contracttypes

Koppel de afdelingen en contracttypes uit Buddee aan de juiste onderdelen in Shiftbase via de instellingenpagina.

Verloftypes en Verzuimtypes

Maak in Shiftbase één verloftype en één verzuimtype aan.
Zet in Shiftbase bij het verloftype de optie “Bouwt verlofsaldo op” uit.
Zorg dat beide types zijn gekoppeld aan een passende absentiebeleid (absentie policy) in Shiftbase.
Selecteer in Buddee deze verlof- en verzuimtypes in de bijbehorende velden.
Sla de wijzigingen op.

Medewerkers & Contracten

Nieuwe medewerkers

Worden automatisch aangemaakt in Shiftbase wanneer ze in Buddee worden toegevoegd.

Bestaande medewerkers

Worden gekoppeld op basis van werk-e-mailadres. Als dat niet beschikbaar is, wordt het persoonlijke e-mailadres gebruikt. Het werkadres heeft altijd voorrang.
Na koppeling worden persoonsgegevens (NAW-gegevens) bijgewerkt in Shiftbase zodra er iets verandert in Buddee.

Belangrijk: Ook hier geldt dat een medewerker altijd aan een team gekoppeld moet zijn voor een synchronisatie van Buddee naar Shiftbase!

Shiftbase-contracten

Contracten die bij het dienstverband van een medewerker horen, worden automatisch gesynchroniseerd vanuit Buddee zodra ze worden aangemaakt of gewijzigd.

Verlof & Verzuim

Verlof

Alleen goedgekeurde verlofaanvragen in Buddee worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.
Afgekeurde aanvragen worden automatisch verwijderd uit Shiftbase.
Verlof wordt per dag overgenomen op basis van het werkschema in Buddee — alleen dagen waarop de medewerker normaal gesproken zou werken, worden geregistreerd.

Verzuim

Alle verzuimmeldingen in Buddee worden gesynchroniseerd naar Shiftbase.
In Shiftbase worden deze registraties altijd met de status “Approved” toegevoegd.
Zodra een medewerker in Buddee weer beter is gemeld, wordt het verzuim automatisch gesloten in Shiftbase.

Logberichten

Logberichten zijn aantekeningen die kunnen helpen om te begrijpen waarom iets niet wordt gesynchroniseerd van Buddee naar Shiftbase.

Deze vind je terug via Instellingen → Apps – Shiftbase

Voorbeelden van logberichten:

Melding	Reden / Mogelijke Oplossing
Email is missing, please fill in work or personal email.	De werknemer heeft geen werk- of privé-email ingevuld. Oplossing: Vul een werk- of privé-email in bij de werknemer in Buddee.
Employee team is not set, please go to the Shiftbase App settings to select a team	De werknemer heeft geen team gekoppeld in de Buddee Shiftbase instellingen. Oplossing: Ga naar de Shiftbase App-instellingen en selecteer een team voor deze werknemer.
Employee Shiftbase Contract missing.	De werknemer heeft geen actief Shiftbase-contract. Oplossing: Controleer of de werknemer een geldig contract heeft in het personeelsdossier (Buddee) onder het tabblad Shiftbase-contracten bij het dienstverband.
Department not mapped please go to the Shiftbase App settings to map departments	Het Shiftbase-contract van de werknemer heeft geen afdeling geselecteerd. Oplossing: Map de afdelingen correct in de Shiftbase App-instellingen. Oplossing: Zorg dat het Shiftbase-contract van de medewerker in Buddee een positie heeft
Contract type mismatch.	Het Shiftbase-contract van de werknemer heeft geen contracttype. Oplossing: Map de contracttypes correct in de Shiftbase App-instellingen onder het kopje Contracten.
Employee is missing	De werknemer is niet gevonden in de externe mapping(koppel tabel). Dit betekent dat de medewerker niet is gesynced naar Shiftbase. Oplossing: Controleer of de werknemer een team geselecteerd heeft en of deze gesynced had moeten worden.
Absence option is missing	Absentie optie is niet gekoppeld Oplossing: Koppel de absentie optie voor verlof van de instellingen pagina van de Shiftbase app in Buddee

Vragen of hulp?

Neem gerust contact op met Buddee support via support@buddee.nl voor ondersteuning bij de installatie of gebruik van deze integratie.