Het kan voorkomen dat een medewerker een nieuw type dienstverband krijgt. Bijvoorbeeld:
- Een stagiair die in dienst komt als werknemer
- Een medewerker die de pensioenleeftijd bereikt, maar in dienst blijft
- Een uitzendkracht die intern in dienst treedt
In deze situaties is er sprake van een nieuw dienstverband. Dit kan niet worden aangepast binnen het bestaande dossier.
Waarom een nieuw dossier nodig is
Omdat het om een volledig nieuw dienstverband gaat, is het niet mogelijk om het bestaande dienstverband om te zetten.
Om de historie correct te behouden, maak je in dit geval een nieuw personeelsdossier aan.
De beste manier om dit te doen is door de medewerker te kopiëren.
Hoe ga je te werk?
Stap 1: Medewerker uit dienst melden
Meld de medewerker eerst uit dienst in het huidige dossier.
Het bestaande dossier wordt vervolgens automatisch gearchiveerd op de einddatum van het dienstverband.
Lees hier hoe je een medewerker uit dienst kan melden.
Stap 2: Medewerker kopiëren
Maak daarna een nieuw dossier aan door de medewerker te kopiëren:
- Ga naar het personeelsdossier van de (gearchiveerde) medewerker
- Ga naar Instellingen
- Klik op Medewerker kopiëren
De volgende gegevens worden automatisch overgenomen:
- NAW-gegevens
- Persoonlijke informatie en documenten
Vervolgens vul je alleen nog de gegevens van het nieuwe dienstverband aan.
Stap 3: Nieuw dienstverband toevoegen
In het nieuwe dossier kun je het juiste dienstverband toevoegen.
Het nieuwe dossier blijft actief en vormt de basis voor het verdere dienstverband.
Lees hier hoe je een dienstverband kan toevoegen aan een dossier.
Gebruiker opnieuw activeren
Wanneer een dossier wordt gearchiveerd, wordt de gekoppelde gebruiker automatisch gedeactiveerd.
Wil de medewerker opnieuw inloggen met hetzelfde e-mailadres? Dan moet je de gebruiker in het nieuwe dossier weer activeren.
Dit doe je via het gebruikersbeheer in het personeelsdossier.
Belangrijk om te weten
- Het oude dossier blijft bewaard als archief
- Het nieuwe dossier bevat alleen de gegevens van het nieuwe en actieve dienstverband
- Zo blijft de volledige historie van de medewerker correct en overzichtelijk
- Op deze manier voorkom je problemen met de berekening van het verlofsaldo
- Zo voorkom je ook eventuele belastingtechnische problemen