Wanneer het dienstverband eindigt, is het belangrijk om de medewerker ook nog handmatig uit dienst te melden. Om een medewerker uit dienst te melden, ga je vanuit het dossier van de medewerker naar het dienstverband en bij ‘Acties’ selecteer je de optie ‘Medewerker uit dienst melden’.
Vervolgens wordt het volgende formulier geladen die ingevuld en opgeslagen moet worden.
Let op: De laatste verloningsdatum is ook de datum waarop een medewerker automatisch door Buddee wordt gearchiveerd. Let er op dat er geen openstaande zaken meer zijn op de opgegeven laatste verloningsdatum.
In het geval dat er nog verlofsaldo’s openstaan, kan je in het volgende scherm aangeven wat je hier mee wilt doen; of je deze direct wilt laten uitbetalen, of deze stap voor nu wilt overslaan. Zie ook hieronder:
- Deze stap voor nu overslaan (dit raden wij aan!). Na deze optie te selecteren, zal Buddee een nieuw verlofsaldo berekenen, op basis van de beëindigingsdatum.
- Het verlofsaldo direct uitbetalen (Pas op: Hiermee wordt het verlofsaldo direct op 0 gezet! Zie ook hieronder).
Belangrijk: De knop uitbetalen zet het verlofsaldo direct op 0. Hiermee verlies je ook direct het overzicht van de verlofbalans in het dossier van de medewerker voor de resterende tijd van zijn/haar dienstverband. En als de medewerker nog vrije dagen op wil nemen voor het einde van zijn/haar dienstverband, is dit niet mogelijk.
Waar de meeste mensen voor kiezen, is om deze stap voor nu over te slaan, en te wachten totdat het verlof definitief is. Dit omdat je in de meeste gevallen nog niet weet of dat moment of de medewerker nog vakantie op wilt nemen, of dat deze het verlofsaldo uit wilt laten betalen. Het verlofsaldo wordt na deze stap pro rata aangepast op basis van de laatste beëindigingsdatum.
Zodra de medewerker uit dienst is gemeld, verschijnt de beëindiging bovenaan in het dossier van de medewerker. De medewerker ziet dit zelf niet en is alleen zichtbaar voor de beheerder.
Belangrijk: Als de medewerker wordt gearchiveerd, wordt de gebruiker op beëindigd gezet. De gebruiker kan nog wel inloggen, maar ziet alleen nog zijn/haar loonstroken en documenten. Let daarom op dat het juiste e-mailadres voor deze medewerker staat ingesteld.
Het e-mailadres kan door de medewerker zelf gewijzigd worden bij accountinstellingen. 