Wanneer het dienstverband van een medewerker eindigt, is het belangrijk om de medewerker handmatig uit dienst te melden in BuddeeHR. Hiermee zorg je ervoor dat het dienstverband correct wordt beëindigd en dat eventuele laatste mutaties goed worden verwerkt.
Medewerker uit dienst melden
Je meldt een medewerker uit dienst via het personeelsdossier:
- Ga naar het dossier van de medewerker
- Open het dienstverband
- Klik bij Acties op Medewerker uit dienst melden
Vervolgens wordt een formulier geopend dat je moet invullen en opslaan.
Laatste verloningsdatum
In het formulier geef je onder andere de laatste verloningsdatum op.
⚠️ Let op:
De laatste verloningsdatum is ook de datum waarop de medewerker automatisch door BuddeeHR wordt gearchiveerd.
Zorg er daarom voor dat er op deze datum geen openstaande zaken meer zijn, zoals openstaande mutaties of registraties.
Omgaan met openstaand verlofsaldo
Wanneer een medewerker nog verlofsaldo heeft, krijg je de keuze wat je hiermee wilt doen:
Optie 1: Verlofsaldo direct uitbetalen
Kies je voor verlofsaldo direct uitbetalen, dan:
- wordt het verlofsaldo direct op 0 gezet
- verdwijnt het overzicht van de verlofbalans uit het dossier
- kan de medewerker geen verlof meer opnemen tot het einde van het dienstverband
⚠️ Let op: De knop uitbetalen zet het verlofsaldo direct op 0. Gebruik deze optie alleen wanneer zeker is dat het volledige verlofsaldo moet worden uitbetaald.
Optie 2: Stap ‘verlofsaldo uitbetalen’ overslaan (aanbevolen)
In de meeste gevallen wordt gekozen om deze stap voor nu over te slaan.
Na het overslaan:
- herberekent BuddeeHR het verlofsaldo pro rata, op basis van de beëindigingsdatum
- blijft het verlofsaldo inzichtelijk in het dossier
- kan de medewerker nog verlof opnemen tot het einde van het dienstverband
💡 Dit is aan te raden wanneer nog niet definitief is vastgesteld of verlof wordt opgenomen of uitbetaald.
⚠️ Belangrijk bij overslaan
Wanneer je deze stap overslaat, moet een eventuele uitbetaling van resterende verlofuren later handmatig worden doorgegeven via de salarisperiode.
Zonder deze mutatie:
- wordt het resterende verlofsaldo niet verwerkt
- zal het salaristeam de uren niet uitbetalen
Let hier dus goed op. Het overslaan van deze stap betekent niet dat de uitbetaling automatisch later plaatsvindt.
Na het uit dienst melden
Zodra de medewerker uit dienst is gemeld:
- verschijnt de beëindiging bovenaan in het personeelsdossier
- is deze informatie alleen zichtbaar voor gebruikers met de rechten hiervoor
- ziet de medewerker dit zelf niet
Toegang na archivering
Wanneer de medewerker wordt gearchiveerd:
- wordt de gebruiker op beëindigd gezet
- kan de medewerker nog inloggen
- heeft de medewerker alleen toegang tot loonstroken en documenten
Zorg er daarom voor dat het juiste e-mailadres is ingesteld.
💡 De medewerker kan het e-mailadres zelf aanpassen via Accountinstellingen.
