Verloftrajecten toevoegen voor een medewerker
Met verloftrajecten maak je speciale verlofsaldi aan voor medewerkers, zoals geboorte- of ouderschapsverlof. Pas nadat een verloftraject is toegevoegd en goedgekeurd, kan een medewerker hier verlof op aanvragen.
In dit artikel lees je stap voor stap:
Hoe je een verloftraject toevoegt
Hoe een medewerker verlof aanvraagt op een verloftraject
Hoe je goedgekeurde verlofaanvragen verwerkt in de salarisperiode
Belangrijk om te weten vooraf
Buddee kan automatisch standaard verloftrajecten toevoegen aan je account.
Deze standaard trajecten gaan ervan uit dat de UWV-uitkering aan de werkgever wordt uitbetaald.
Gaat de uitkering in jouw situatie rechtstreeks naar de medewerker?
Verwijder dan het looncomponent voor uitbetaling
Laat alleen het looncomponent voor inhouding staan
Zo voorkom je dat een medewerker dubbel wordt uitbetaald en dit later gecorrigeerd moet worden.
Je kunt er ook voor kiezen om zelf een nieuw verloftraject aan te maken en dit volledig naar wens in te richten.
Stap 1: Verloftraject toevoegen
Ga naar Verlof → Verloftrajecten
Klik op Verloftraject toevoegen
Selecteer de medewerker
Let op:
Bij verloftrajecten zoals Geboorteverlof en Ouderschapsverlof is het vaak verplicht om eerst een kind toe te voegen.
Dit doe je via het Personeelsdossier → Gezinsleden.
Stap 2: Verloftraject invullen en opslaan
Vul alle benodigde informatie in
Controleer de gegevens
Klik op Opslaan
Stap 3: Verloftraject goedkeuren
Na het opslaan moet het verloftraject nog worden goedgekeurd:
Klik op het potloodje rechts naast het verloftraject
Kies Goedkeuren of Afwijzen
Pas na goedkeuring kan de medewerker het verlof gebruiken.
Stap 4: Verlof aanvragen op een verloftraject
Zodra het verloftraject is goedgekeurd:
Kan de medewerker (of een beheerder) een verlofaanvraag indienen
Dit werkt hetzelfde als een normale verlofaanvraag
De aanvraag moet altijd worden goedgekeurd
Handige tip: Bulkaanvraag
Bij het aanvragen van verlof kun je de optie Bulkaanvraag gebruiken (rechtsonder).
Hiermee kan bijvoorbeeld elke vrijdag verlof worden aangevraagd voor meerdere maanden tegelijk.
Deze aanvragen kunnen ook in één keer worden goedgekeurd.
Let op: verlof op een feestdag
Als een verlofaanvraag binnen een verloftraject op een feestdag valt, dan:
Wordt deze dag niet automatisch herkend door het systeem
Worden er geen uren afgeschreven van het verloftraject
Moeten deze uren wel meetellen?
Dan kun je dit als volgt oplossen:
Maak een extra verlofaanvraag aan voor die feestdag
Overschrijf het aantal uren handmatig
Vul het aantal uren in van een volledige werkdag
Goedgekeurde verlofaanvragen verwerken in de salarisperiode (alleen van toepassing voor klanten met een payroll abonnement)
Goedgekeurde verlofaanvragen worden pas meegenomen in de loonverwerking nadat ze zijn ingediend in de salarisperiode.
Stap 1: Salarisperiode openen
Ga naar de juiste salarisperiode
Klik op Openen
Stap 2: Verloftrajecten indienen
Klik op Indienen bij Verloftrajecten
Zie je deze optie niet?
Klik dan eerst op Toon optionele mutaties
Stap 3: Datumselectie kiezen
Selecteer de periode waarvan je de verlofuren wilt verwerken
Voorbeeld:
In maart verwerk je meestal de verlofuren van februari, omdat dan zeker is welke uren daadwerkelijk zijn opgenomen.
Stap 4: Opslaan en controleren
Klik op Opslaan + Indienen (zie afbeelding hierboven)
Je komt terug op het dashboard en ziet dat de mutatie is ingediend, door wie dit is gedaan, en wanneer.
Controleer het medewerkerskaartje aan de linkerkant
De verlofuren zijn zichtbaar onder Looncomponenten (variabel).
Belangrijk:
Zie je de mutatie niet terug in het medewerkerskaartje?
Dan wordt deze niet verwerkt op de loonstrook.
💡 Tip:
Gebruik het opmerkingenveld bij het indienen van de salarisperiode om extra toelichting te geven. Bijvoorbeeld wanneer een mutatie extra uitleg nodig heeft voor het salaristeam. Zo voorkom je onduidelijkheid tijdens de verwerking.
Stap 5: Salarisperiode definitief indienen
Voeg eventueel een opmerking toe
Controleer alle gegevens
Bevestig dat alles correct is
Klik op de grote groene knop Indienen
Klopt er iets niet?
Wanneer je ziet dat:
bepaalde informatie niet correct is verwerkt, of
de salarisdocumenten niet kloppen
wijs de stap dan altijd af en voeg een korte toelichting toe waarom dit is gedaan.
Het salaristeam ontvangt dan automatisch een melding en kan de gegevens opnieuw controleren en aanpassen.
Zwangerschap / Geboorte / Ouderschap / Mutatie / Salarisverwerking / Verlof