Onbetaald verlof kan in Buddee op twee manieren worden geregistreerd. Welke optie beschikbaar is, hangt af van het abonnement dat je afneemt.
In dit artikel leggen we uit:
- wat de twee mogelijkheden zijn
- wanneer je een verloftraject gebruikt
- hoe je onbetaald verlof registreert zonder verloftraject
Twee manieren om onbetaald verlof te registreren
1. Onbetaald verlof via een verloftraject
(beschikbaar bij HRM Advanced abonnement, of in overleg met het salesteam)
Met een verloftraject wordt onbetaald verlof volledig geautomatiseerd:
- het juiste looncomponent wordt automatisch gekoppeld
- de opgenomen uren hebben automatisch invloed op de opbouw van regulier verlof
- de salarisverwerking verloopt correct en overzichtelijk
Wanneer je gebruikmaakt van salarisadministratie via Buddee, is dit de aanbevolen methode.
2. Onbetaald verlof zonder verloftraject
(bij abonnementen zonder verloftrajecten)
Is de optie om een verloftraject toe te voegen niet zichtbaar? Dan zit deze functionaliteit niet in jullie abonnement.
In dat geval kun je onbetaald verlof handmatig registreren. Dit vraagt om extra stappen, maar maakt het wel mogelijk om onbetaald verlof correct te verwerken.
De instructies hiervoor vind je verderop in dit artikel.
Onbetaald verlof instellen via een verloftraject
Gebruik je verloftrajecten? Controleer dan eerst of de instellingen correct staan voordat je een verloftraject voor een medewerker aanvraagt.
Stap 1: Verloftype Onbetaald verlof instellen
Om onbetaald verlof te kunnen opnemen, moet het verloftype correct zijn ingericht en voorzien zijn van verlofsaldo.
Ga naar:
Instellingen → Verloftypes → Verloftype toevoegen
Vul hier de gegevens in zoals die voor jullie organisatie gelden.
Stap 2: Verloftrajecttype instellen
Ga vervolgens naar:
Instellingen → Verloftrajecttypes → Verloftrajecttype toevoegen
In onderstaande voorbeeld gaan we uit van 1 werkweek verlofsaldo.
💡 Wil je het saldo later per medewerker aanpassen? Dat kan op individueel niveau.
Belangrijk hierbij:
- Het verloftrajecttype moet gekoppeld zijn aan het looncomponent ‘Onbetaald verlof’
- Dit is noodzakelijk voor een correcte salarisverwerking
Staat Onbetaald verlof niet in de lijst?
Activeer dit dan via Instellingen → Looncomponenttypes
Na deze stappen is het voor medewerkers mogelijk om dit type verlof via een verloftraject op te nemen.
Verloftraject toevoegen voor een medewerker
Om onbetaald verlof via een verloftraject aan te vragen, moet het verloftraject eerst worden toegevoegd en goedgekeurd.
- Ga naar Verlof → Verloftrajecten → Verloftraject toevoegen
- Selecteer de medewerker
- Vul de gegevens in en sla op
Verloftraject goedkeuren
Klik op het potlood-icoon naast de aanvraag en keur het verloftraject goed (of wijs deze af).
Zodra het verloftraject is goedgekeurd, kan de medewerker onbetaald verlof aanvragen via dit verloftype.
Bekijk ook hieronder een voorbeeld hoe je onbetaald verlof kunt aanvragen via een verloftraject en hoe je de uren kan indienen bij de salarisperiode.
Onbetaald verlof registreren zonder verloftraject
Gebruik je geen verloftrajecten? Dan kun je onbetaald verlof alsnog registreren via de volgende stappen:
(Scroll naar beneden voor een instructiefilmpje van de eerste 3 stappen)
1. Verlofsaldo toevoegen
Voeg op het verloftype Onbetaald verlof het aantal uren toe dat de medewerker gaat opnemen.
2. Verlofaanvraag laten indienen
De medewerker dient vervolgens een verlofaanvraag in op dit verloftype.
3. Verlofopbouw corrigeren (indien nodig)
Over onbetaald verlof worden geen reguliere vakantie-uren opgebouwd.
Is dit niet automatisch gecorrigeerd? Dan kun je dit handmatig aanpassen met een verlofcorrectie:
- een negatieve correctie verlaagt de opbouw
- een positieve correctie verhoogt de opbouw
4. Verwerken in de salarisadministratie
Voeg een looncomponent ‘Onbetaald verlof’ toe met het aantal opgenomen uren.
Hiermee wordt automatisch een mutatie aangemaakt die door het salaristeam kan worden verwerkt.
Bekijk hieronder een voorbeeld van hoe je onbetaald verlof kunt aanvragen zonder gebruik te maken van een verloftraject, en hoe je handmatig een verlofcorrectie kunt uitvoeren om de uren in mindering te brengen.
💡 Let op: over de uren waarop een medewerker onbetaald verlof opneemt, wordt geen verlofsaldo opgebouwd.