Je kan hierbij denken aan de volgende gevallen:
Oud werknemer komt weer in dienst.
Een voormalig stagiair komt nu vast in dienst.
Dit artikel legt je uit hoe je dit het beste in Buddee kunt registreren.
Het kan voorkomen dat een (oud-)medewerker opnieuw in dienst komt. In dit geval is er altijd sprake van een nieuw dienstverband. Dit betekent dat je niet het bestaande personeelsdossier kunt hergebruiken of aanpassen.
De juiste werkwijze is om een nieuw personeelsdossier aan te maken, zodat de historie van de medewerker correct behouden blijft.
Waarom een nieuw dossier nodig is
Een nieuw dienstverband kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer:
- Een oud-medewerker opnieuw in dienst komt
- Een stagiair werknemer wordt
- Een medewerker na pensioen doorwerkt
- Een uitzendkracht in vaste dienst komt
Omdat dit juridisch en administratief een nieuw dienstverband is, moet dit ook als zodanig worden vastgelegd in Buddee.
👉 Het bestaande dossier blijft bewaard als archief
👉 Het nieuwe dossier bevat alleen het nieuwe, actieve dienstverband
Zo voorkom je fouten in bijvoorbeeld verlofberekeningen en salarisadministratie.
Hoe ga je te werk?
Stap 1: Controleer of de medewerker uit dienst is gemeld
In deze situatie gaat het om een oud-medewerker die al uit dienst is.
👉 Dit betekent dat deze stap meestal al is uitgevoerd en het dossier al gearchiveerd is.
Is de medewerker nog niet uit dienst gemeld? Doe dit dan eerst.
Na uitdienstmelding wordt het dossier automatisch gearchiveerd op de einddatum.
Stap 2: Medewerker kopiëren
Maak vervolgens een nieuw dossier aan door de medewerker te kopiëren:
- Ga naar het personeelsdossier van de gearchiveerde medewerker
- Ga naar Instellingen
- Klik op Medewerker kopiëren
De volgende gegevens worden automatisch overgenomen:
- NAW-gegevens
- Persoonlijke informatie
- Documenten
Je hoeft daarna alleen nog de gegevens van het nieuwe dienstverband aan te vullen.
Stap 3: Nieuw dienstverband toevoegen
Voeg in het nieuwe dossier het juiste dienstverband toe.
Dit nieuwe dossier wordt het actieve dossier voor de medewerker.
Gebruiker opnieuw activeren
Wanneer een medewerker uit dienst wordt gemeld en het personeelsdossier wordt gearchiveerd, gebeurt het volgende automatisch:
👉 De gekoppelde gebruiker wordt gedeactiveerd
Komt de medewerker opnieuw in dienst en wil hij/zij hetzelfde e-mailadres blijven gebruiken? Dan moet je de gebruiker opnieuw activeren in het nieuwe dossier.
Dit doe je via het gebruiker in het personeelsdossier.
Onderstaand filmpje laat zien hoe je dit kunt doen.
Belangrijk om te weten
- Het oude dossier blijft altijd bewaard als archief
- Het nieuwe dossier bevat alleen het actuele dienstverband
- Dit zorgt voor een correcte en overzichtelijke historie
- Je voorkomt hiermee:
- Problemen met verlofsaldi
- Fouten in salarisverwerking
- Mogelijke belastingtechnische issues
medewerker / werknemer / uit dienst / weer in dienst / nieuw dienstverband / ander dienstverband / beëindigd / gearchiveerd / gebruiker