Een werkstroom is een opeenvolging van stappen die doorlopen moeten worden om een bedrijfsproces uit te voeren. Met een werkstroom wordt in een systeem vastgelegd hoe een bepaalde taak uitgevoerd moet worden, of hoe een document beheerd moet worden. Er wordt ook bepaald wie elke stap moet uitvoeren of op de hoogte wordt gesteld.
Let op: Werkstromen werken heel letterlijk!
Waarom een werkstroom?
De werkstromen zijn ideaal om bestaande en nieuwe processen te automatiseren en kunnen je veel tijd besparen!
Denk bijvoorbeeld aan de verjaardag van een medewerker. Het is leuk als er vanuit de organisatie een kaartje o.i.d. wordt geregeld, maar misschien wil je ook wel dat de manager iets regelt voor de medewerker. Via een werkstroom kan je ervoor zorgen dat zowel de HR manager, als de manager van deze medewerker een e-mail en/of taak in Buddee krijgt, die hen herinnert aan de dingen die zij moeten doen als er iemand jarig is.
Standaard vind je in Buddee al een aantal werkstromen ingesteld. Dit is een lijst van veelvoorkomende werkstromen. Deze staan ook standaard op actief. Wil je een bepaalde werkstroom deactiveren, klik je op het potloodje om deze te bewerken, en schuif je de optie naar rood bij ‘Actief’.
Om de werkstromen beter te begrijpen lopen we voor dit voorbeeld de werkstroom door van ‘Verlofaanvraag aangemaakt’.
In dit scherm zie je de volgende opties:
Naam → dit is de naam van je werkstroom. Maak deze zo kort en duidelijk mogelijk.
Gebeurtenis → dit is de trigger waarop de werkstroom in gang zal worden gezet. In het dropdown menu vind je alle nogelijke triggers waaruit gekozen kan worden.
Acties → dit zijn alle stappen (acties) die gekoppeld zijn aan de werkstroom en op een zelf ingesteld moment uitgevoerd worden.
Acties - Type → dit kan een taak, e-mail of taak én e-mail zijn. Let op: Taken zijn enkel zichtbaar in Buddee en e-mails kunnen pas worden verstuurd nadat iemand is uitgenodigd om gebruik te maken van Buddee.
Acties - Wanneer → hier kan je selecteren wanneer de actie uitgevoerd moet worden.
Acties - Ontvangers → hier bepaal je wie op de hoogte moet worden gesteld en/of de taak moet uitvoeren.
Uitvoeringsvoorwaarden → de uitvoeringsvoorwaarden van een werkstroom definiëren de criteria die bepalen of een werkstroom wordt uitgevoerd.
Hoe stel ik een werkstroom in?
Via Instellingen → Werkstromen kom je in het overzicht van werkstromen.
Bestaande werkstroom
Als je een bestaande werkstroom wilt aanpassen, kan je op het potloodje rechts ervan klikken. De volgende stappen staan hier beschreven onder het kopje "Werkstroom-acties".
Nieuwe werkstroom
Als je een nieuwe werkstroom wilt toevoegen kan je rechtsboven op de pagina op "Werkstroom toevoegen" klikken.
Je krijgt dan het volgende te zien:
Hier kan je de nieuwe werkstroom een naam geven en kiezen welke gebeurtenis deze werkstroom activeert. (Denk hierbij aan bijvoorbeeld een aankomende verjaardag of trouwdag.)
Werkstroom acties
Als voorbeeld nemen we hier weer de 'Verjaardag' werkstroom. Deze staat standaard zo ingesteld dat er 7 dagen voor iemands verjaardag een taak wordt aangemaakt met als ontvanger de Manager van deze medewerker.
Binnen de actie kan je vervolgens het bericht personaliseren, en eventueel de ontvanger wijzigen of een extra ontvanger toevoegen.
Meerdere acties in een werkstroom
Je kan na het opslaan van een werkstroom-actie gemakkelijk nog een actie aan dezelfde werkstroom toevoegen. Dit is handig als er op verschillende dagen voor en na een gebeurtenis iets moet gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan de eerste startdatum van een nieuwe medewerker, zoals hieronder getoond:
Uitvoeringsvoorwaarden
Je kan de werkstromen zo instellen dat deze enkel onder bepaalde voorwaarden worden geactiveerd. (bijvoorbeeld wanneer een werkstroom alleen voor part-time medewerkers moet gelden, of enkel voor een manager van een specifieke afdeling.) Neem in dit geval contact op met onze support afdeling via support@buddee.nl en geef aan welke voorwaarden je op welke werkstroom wilt laten toepassen. Zij kunnen dit dan voor je instellen!
Zo vergeet je nooit meer iets belangrijks in het HR proces!