Een werkstroom is een vaste reeks stappen die automatisch wordt uitgevoerd zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Met werkstromen leg je vast hoe een proces verloopt, wie er betrokken is en welke acties automatisch moeten worden uitgevoerd, zoals het versturen van een e-mail of het aanmaken van een taak.
Werkstromen helpen je om processen te standaardiseren en ervoor te zorgen dat niets wordt vergeten.
⚠️ Let op: Werkstromen werken heel letterlijk. De stappen worden exact uitgevoerd zoals ze zijn ingesteld.
Waarom werkstromen gebruiken?
Werkstromen zijn ideaal om bestaande en nieuwe HR-processen te automatiseren. Ze besparen tijd en zorgen voor duidelijkheid binnen de organisatie.
Een voorbeeld is de verjaardag van een medewerker. Het is leuk om hier als organisatie aandacht aan te besteden, maar vaak zijn er meerdere betrokkenen. Met een werkstroom kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat:
- de HR-manager een herinnering ontvangt
- de manager van de medewerker een taak krijgt om iets te regelen
Dit kan automatisch via een e-mail en/of taak in BuddeeHR.
Standaard werkstromen in BuddeeHR
In BuddeeHR staan standaard al een aantal veelvoorkomende werkstromen ingesteld. Deze werkstromen zijn standaard actief.
Wil je een werkstroom uitschakelen?
- Klik op het potlood-icoon om de werkstroom te bewerken
- Zet de optie Actief uit (rood)
Voorbeeld: ‘Verlofaanvraag aangemaakt’
Om werkstromen beter te begrijpen, lopen we het voorbeeld ‘Verlofaanvraag aangemaakt’ door.
In dit scherm zie je de volgende onderdelen:
- Naam
De naam van de werkstroom. Houd deze kort en duidelijk. - Gebeurtenis
De trigger die de werkstroom activeert. In het dropdownmenu zie je alle beschikbare gebeurtenissen. - Acties
De stappen die worden uitgevoerd zodra de werkstroom start. - Acties – Type
Een actie kan bestaan uit:- een taak
- een e-mail
- een taak én e-mail
⚠️ Taken zijn alleen zichtbaar in het Buddee platform.
E-mails worden alleen verstuurd naar gebruikers die zijn uitgenodigd voor BuddeeHR.
- Acties – Wanneer
Het moment waarop de actie wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld een aantal dagen vóór of na de gebeurtenis). - Acties – Ontvangers
De personen die een taak of e-mail ontvangen. - Uitvoeringsvoorwaarden
Voorwaarden die bepalen of een werkstroom wel of niet wordt uitgevoerd.
Werkstroom instellen
Ga naar Instellingen → Werkstromen om het overzicht van werkstromen te openen.
Bestaande werkstroom aanpassen
Wil je een bestaande werkstroom wijzigen? Klik dan op het potlood-icoon naast de werkstroom.
De instellingen en acties kun je vervolgens aanpassen onder het kopje Acties.
Nieuwe werkstroom toevoegen
Wil je een nieuwe werkstroom aanmaken?
- Klik rechtsboven op Werkstroom toevoegen
- Geef de werkstroom een naam
- Selecteer de gebeurtenis die de werkstroom activeert
Denk hierbij bijvoorbeeld aan een:
- verjaardag
- trouwdag
- startdatum van een nieuwe medewerker
Werkstroom acties
Als voorbeeld gebruiken we de werkstroom ‘Verjaardag’.
Deze staat standaard zo ingesteld dat 7 dagen vóór de verjaardag automatisch een taak wordt aangemaakt voor de manager van de medewerker.
Binnen een actie kun je onder andere:
- de tekst personaliseren
- de ontvanger aanpassen
- extra ontvangers toevoegen
Meerdere acties binnen één werkstroom
Na het opslaan van een actie kun je eenvoudig extra acties toevoegen aan dezelfde werkstroom.
Dit is handig wanneer er op meerdere momenten iets moet gebeuren.
Een voorbeeld is de datum indiensttreding van een nieuwe medewerker, waarbij:
- 14 dagen vóór de datum indiensttreding verschillende taken worden aangemaakt
- 7 dagen vóór de datum indiensttreding een e-mail wordt verstuurd
Uitvoeringsvoorwaarden
Werkstromen kunnen worden ingesteld met specifieke voorwaarden. Bijvoorbeeld:
- alleen voor parttime medewerkers
- alleen voor managers van een bepaalde afdeling
Wil je gebruikmaken van uitvoeringsvoorwaarden? Neem dan contact op met onze supportafdeling via support@buddee.nl en geef heel precies aan:
- om welke werkstroom het gaat
- welke voorwaarden toegepast moeten worden
Wij stellen dit graag voor je in.