Goedkeuringsstromen zijn processen waarin bepaalde acties of beslissingen binnen een organisatie moeten worden goedgekeurd door één of meerdere personen voordat ze kunnen worden uitgevoerd.
Enkele voorbeelden van goedkeuringsstromen kunnen zijn:
Vakantieaanvragen: Een medewerker dient een verzoek in om verlof op te nemen, waarna de leidinggevende het moet goedkeuren.
Declaraties: Medewerkers dienen onkosten in en deze moeten worden goedgekeurd door een manager of de financiële afdeling.
Deze stromen zorgen voor een controlemechanisme, zodat beslissingen of uitgaven niet zonder de juiste toestemming worden gemaakt.
In dit voorbeeld laten we zien hoe je een goedkeuringsstroom voor een verlofaanvraag instelt:
Stap 1: Ga naar Goedkeuringsstromen via Instellingen.
Stap 2: Klik op Goedkeuringsstroom toevoegen
Stap 3: Vul de naam van de goedkeuringsstroom in, kies het type en sla dit op:
Stap 4: Controleer de informatie en schuif de balkjes naar groen indien de goedkeuringen in een bepaalde volgorde plaats moeten vinden, en of je de goedkeuringsstroom wenst te activeren. Klik daarna op opslaan.
Stap 5: Vervolgens kan je goedkeurders gaan toevoegen door op de knop te klikken "Goedkeurder toevoegen". Het volgende scherm opent dan waar je de goedkeurder kan toevoegen.
Je kan zo veel goedkeurders toevoegen als je wilt.
Stap 6: Zie onderstaand voorbeeld voor een volledig ingerichte goedkeuringsstroom:
Stap 7: Wanneer er nu een verlofaanvraag wordt ingediend, ziet het er zo uit met de goedkeurders:
De status verandert zodra een van de goedkeurders de aanvraag heeft goedgekeurd. Let op: Bij meerdere goedkeurders, moeten alle goedkeurders de aanvraag goedkeuren voordat deze als goedgekeurd wordt opgeslagen. Dit is bewust zo ingebouwd omdat de goedkeuring vaak door verschillende mensen/afdelingen gedaan moet worden.
Indien een aanvraag door verschillende mensen goedgekeurd kan worden, maar dit maar door 1 persoon hoeft te worden gedaan, hoef je geen gebruik te maken van de goedkeuringsstroom. In dit geval moet je er voor zorgen dat de juiste gebruikers de juiste rollen en rechten hebben. Wanneer een aanvraag dan is goedgekeurd door bijv persoon A, zal de taak verdwijnen bij persoon B en C.
Belangrijk: Indien je wilt dat de goedkeuringsstroom alleen onder bepaalde voorwaarden wordt geactiveerd (een voorbeeld hiervan kan zijn bij verlofaanvragen vanaf 40u), neem dan contact op met onze Support afdeling – zij helpen je hier graag bij!