Met de kilometerregistraties in BuddeeHR kunnen medewerkers eenvoudig hun zakelijke en woon-werk kilometers registreren. In dit artikel leggen we uit:
- hoe je kilometerregistraties instelt
- hoe je deze activeert voor medewerkers en managers
- hoe medewerkers hun kilometers kunnen indienen
Kilometervergoeding instellen
Voordat medewerkers kilometerregistraties kunnen gebruiken, moet eerst de kilometervergoeding worden ingesteld.
Dit doe je als beheerder via: Instellingen → Looncomponenttypes
Binnen BuddeeHR zijn standaard al verschillende looncomponenttypes voor kilometervergoeding beschikbaar.
⚠️ Let op:
- Dit kan alleen zelf worden ingesteld met een HRM-abonnement
- Maak je ook gebruik van salarisadministratie via Buddee? Dan kan het salaristeam je hierbij helpen
Looncomponenttypes activeren of deactiveren
Gebruik je niet alle looncomponenttypes? Dan kun je deze eenvoudig deactiveren:
- Selecteer één of meerdere looncomponenttypes
- Kies Bulkacties
- Activeer of deactiveer de geselecteerde types
Types kilometerregistraties instellen
Vervolgens stel je de kilometerregistraties in via: Instellingen → Type kilometerregistraties
Verdeling belast / onbelast
Voorbeeld:
Is het totale tarief €0,36 per kilometer?
- Vul €0,23 in bij onbelast
- Vul €0,13 in bij belast
Volgens de huidige wetgeving (2024) mag je maximaal €0,23 per kilometer onbelast vergoeden.
Vergoedingen boven dit bedrag zijn belast en worden meegenomen in de loonheffingen.
Kilometerregistraties activeren voor medewerkers
Om kilometerregistraties zichtbaar te maken voor medewerkers, moet deze functie worden ingeschakeld via Rollen & rechten.
Ga naar: Instellingen → Rollen & rechten → Selecteer de rol Medewerker → Selecteer tabblad Rechten.
Vink hier de rechten voor Kilometerregistraties aan:
⚠️ Let op:
De eerste drie vinkjes zijn verplicht om kilometerregistraties te kunnen gebruiken.
Het meest rechtse vinkje is optioneel en bepaalt of een medewerker een registratie mag verwijderen.
Kilometerregistraties voor managers
Wil je dat managers kilometerregistraties kunnen goedkeuren of afwijzen?
Herhaal dan bovenstaande stappen voor de rol Manager (of vergelijkbaar) en zorg dat het recht voor goed- en afkeuren is ingeschakeld.
Koppeling met salarisadministratie
- Maak je geen gebruik van salarisadministratie via Buddee?
Dan kun je de status 'verwerkt' gebruiken om bij te houden welke kilometers al zijn uitbetaald, bijvoorbeeld voor je externe administrateur. Deze wijziging kan je handmatig doorvoeren via bulkacties, of per registratie te bewerken en de status aan te passen.
- Maak je wel gebruik van de salarisadministratie van Buddee?
Dan kunnen alle goedgekeurde kilometerregistraties eenvoudig worden toegevoegd aan de salarisperiode zodat het salaristeam deze voor je kan verwerken. Na het indienen van de salarismutaties registreert het salaristeam deze als verwerkt.
De status van de goedgekeurde kilometerregistraties veranderd dan automatisch naar 'verwerkt'.
⚠️ Let op: Het kan voorkomen dat kilometerregistraties handmatig op de status ‘Verwerkt’ zijn gezet. Deze registraties worden dan niet meer weergegeven in de salarisperiode.
Wil je deze registraties alsnog meenemen in de salarisperiode? Dan kun je de status eenvoudig aanpassen. Door de status te wijzigen, worden de registraties weer beschikbaar om toe te voegen aan de salarisperiode.
In de onderstaande schermopname laten we zien hoe je de status van een kilometerregistratie kunt wijzigen, zodat deze opnieuw kan worden toegevoegd aan de salarisperiode.
Kilometerregistratie indienen (door medewerkers)
Na het instellen en activeren kunnen medewerkers hun kilometers indienen.
- Kies het type:
- Woon-werkverkeer of
- Zakelijke kilometers
- Vul het vertrek- en aankomstadres in
De afstand tussen adressen in onze kilometerregistratie wordt automatisch berekend aan de hand van Google Maps. Het kan gebeuren dat er, afhankelijk van de route die op dat moment wordt voorgesteld of genomen, een verschil ontstaat in het aantal kilometers. Verkeerssituaties, wegafsluitingen of veranderingen in de route kunnen hier invloed op hebben.
- Gaat het om een retourrit? Vink dan Retour aan
- Maak je dezelfde rit op meerdere dagen? Selecteer eenvoudig meerdere dagen om deze in één keer in te dienen
- Wil je na het opslaan direct nog een rit toevoegen? Klik dan op Opslaan en nog een toevoegen.
