Met de kilometerregistraties van Buddee, wordt het ontzettend makkelijk om jouw zakelijke en woon-werk kilometers te registreren! Hieronder leggen wij je uit hoe je dit kan instellen voor jouw collega's en hoe het werkt!
Vergoeding instellen
Voordat mensen de kilometerregistraties kunnen gebruiken, is het handig om eerst de kilometervergoeding in te stellen. Dit doe je als beheerder bij Instellingen → Looncomponenttypes. Vanuit Buddee staan er al een aantal Looncomponenttypes in omtrent Kilometervergoeding.
Je kan ervoor kiezen de looncomponenttypes die je niet gebruikt te deactiveren. door deze te selecteren en bij Bulkacties deze te activeren of te deactiveren.
Vervolgens kan je via Instellingen → Type kilometerregistraties de types bewerken:
Voorbeeld: Als het tarief €0,36 is, vul je €0,23 bij onbelast in en €0,13 bij belast. Onder de huidige wetgeving (2024) is namelijk de kilometervergoeding die je aan je werknemer betaald tot en met €0,23 vrijgesteld van Loonheffingen. Voor kilometervergoedingen boven €0,23 moeten loonbelasting worden ingehouden. (Vanaf 01/01/2024 is de maximale vergoeding die je onbelast mag uitkeren €0,23 per kilometer. Als je meer wilt vergoeden dan moet hier loonbelasting over ingehouden worden.)
Activeren voor medewerkers
Om de functie kilometerregistratie te activeren en zichtbaar te maken voor je medewerkers, dien je deze feature aan te zetten bij de Rollen & Rechten. Dit kan je als beheerder doen bij Instellingen → Rollen & Rechten. Hier kan je de rol van "Werknemer" (of vergelijkbaar) aanpassen door op het potloodje te klikken en daarna te klikken op Rechten.
Vervolgens kan je hier de vinkjes bij Kilometerregistraties aanvinken:
Let op: Om deze functie te kunnen gebruiken, moeten de eerste 3 vinkjes sowieso aan staan. Het meest rechtse vinkje is optioneel en staat een medewerker toe om een registratie te verwijderen.
Voor managers
Indien je er voor kiest dat je (lijn)managers kilometerregistraties kunnen goedkeuren dan dien je je de bovenstaande stappen te herhalen voor de rol “manager” (of vergelijkbaar). In dit geval dient het vinkje om een kilometerregistratie goed te keuren of af te wijzen aan te staan.
Indien je ook salarisadministratie diensten van Buddee afneemt, worden de geregistreerde en goedgekeurde kilometers automatisch klaargezet voor verwerking. Na het indienen van de salarismutaties worden deze door het salaris team van Buddee als verwerkt geregistreerd.
Indien je géén gebruik maakt van de salarisadministratie diensten van Buddee, dan kan jij of je externe administrateur deze optie gebruiken om bij te houden welke goedgekeurde kilometers zijn uitbetaalt.
Indienen van een kilometerregistratie
Na het volgen van bovenstaande stappen, staat alles klaar voor iedereen om de kilometers in te dienen!
Dit kan door te selecteren of het gaat om Woon-werkverkeer of Zakelijk kilometers. Vervolgens kan je de vertrek en aankomst adressen invoeren.
De kilometers worden berekend door Google Maps aan de hand van de meest optimale route (zonder rekening te houden met verkeer of omwegen).
Een retourrit kan je gemakkelijk indien door op het vinkje “Retour” te klikken.
Maak je dezelfde rit op meerdere dagen, dan kan je eenvoudig meerdere dagen selecteren om deze in een keer in te dienen!
Als je na de woon-werk kilometers ook je zakelijke kilometers wilt invoeren, kan je gemakkelijk een nieuwe registratie toevoegen door op de knop "Opslaan en nog een toevoegen" te klikken!